اصطلاحات اطلاعات و داده ، اغلب به جاي كلمه دانش به كار برده مي شوند. اما در واقع آنها مفاهيم متفاوتي دارند و درك تفاوت آنها براي انجام يك كار دانش محور بسيار مهم و حياتي است.

• داده
به معناي واقعيتی از موقعيت است. داده ها به صورت خام هستند كه بدون ارائه توضيحات فاقد هر گونه برداشتي مي باشند. داده ها منعكس كننده تعاملات و مبادلات كامل و واحد و منسجمي هستند كه تحت عنوان جزء ناچيز از آنها ياد مي شود. اين اجزاء در پايگاههاي داده ها ذخيره و مديريت مي شوند.
• اطلاعات
افزودن تحليل و تفسير به داده ها و مشخص نمودن ارتباطات آنها به يكديگر باعث بوجود آمدن اطلاعات مي گردد. به عبارتي اطلاعات شامل داده هاي خلاصه شده اي است كه گروه بندي، ذخيره، پالايش، سازماندهي و تحليل شده اند تا بيانگر موقعيت خاصي باشند. تجزيه و تحليل اطلاعات منجر به اتخاذ تصميم مي گردد.
• دانش
عبارت است از :

* قدرتي براي عمل و تصميم گيري (Kanter,1993)
* اطلاعاتي كه مورد اعتبار بوده و گمان مي رود كه درست است (Vance,1997)
* افزودن درك و حافظه به اطلاعات و خلاصه سازي هر چه بيشتر اطلاعات اوليه (بقايي نيا،1386)

در واقع دانش به منزله بينش حاصل از اطلاعات و داده ها مي باشد. دانش كمك مي كند تا اطلاعات مفيد جمع آوري و اطلاعات ناخواسته حذف گردند.

• خرد
كاربرد دانش يا به عبارتي ديگر بكارگيري دانش به منظور رسيدن به اهداف سازماني را خرد گويند. با توجه به تعاريف و مفاهيم فوق مي توان شكل ذيل را ترسيم كرد. داده ها در پايين ترين سطح و خرد در رأس شكل قرار دارد. با وجود اختلاف نظرهای در جزئیات شکل به صورت کلی وفاق عمومي درباره حركت و تركيب كل شكل وجود دارد.

• مدیریت دانش
با توجه به مفاهيم فوق مديريت دانش را به اين صورت مي توان تعريف كرد:
مديريت دانش ارتقاء يك رويكرد جامع براي شناسايي، تسخير، بازيافتن، تسهيم و ارزشیابي يك سرمایه اطلاعاتي سازمان است. اين سرمايه اطلاعاتي ممكن است، داده ها، اسناد، خط مشي و رويه ها باشد. (Gartner Group,1999)

* مديريت دانش فرآيندي است که طي آن سازمان به توليد ثروت از دانش و يا سرمايه فکري خودمي‏پردازد (Nonaka&Takuchi,1995)
* مديريت دانش يعني استفاده خلاق، مؤثر و كارآمد از كليه دانش ها و اطلاعات در دسترس سازمان به نفع مشتري و در نتيجه به سود سازمان ( McDonald,  2002)
* مديريت دانش استفاده از تجربه و دانش فردي و جمعي از طريق فرآيند توليد دانش، تسهیم دانش و بكارگيري آن به كمك فناوري به منظور دستيابي به اهداف سازمان (بقايی نيا، 1386)
* مدیریت دانش بكارگيري سرمايه فكري براي تفوق سازمان در رقايت با سازمان هاي همتا، همچنین پاسخ هاي نوآورانه ای براي چالش هاي جديد و اهرمي براي عمل و يك ميانجي است (علاقه بند،1382)

تعاریفی که سایر نظریه پردازان از مدیریت دانش ارائه می نمایند ما را در شناخت هر چه بیشتر آن یاری می رساند:
کارلس آرمسترانگ: مدیریت دانش فعالیتی سازمانی است که هدف از آن بوجود آوردن محیطی اجتماعی و فنی است که بتوان در آن محیط دانش تولید کرده و آن را با دیگران تقسیم نمود.

لاری پروساک: مدیریت دانش تلاشی برای آشکار نمودن دارایی پنهان در ذهن اعضا و تبدیل این دارایی پنهان به یک دارایی سازمانی تا همه کارکنان سازمان به این دارایی دسترسی داشته باشند.

هربرت سنت آنگو: مدیریت دانش یعنی ایجاد نوعی ارزش از دارایی های پنهان سازمان; ما زمانی به این هدف دست می یابیم که برای افراد ارزش قائل شویم و توانائی های آنها را برای تولید و جمع آوری و مبادله دانش افزایش دهیم.

توماس دوپورت: مدیریت دانش عملیات کشف، سازماندهی، خلاصه کردن و ارائه اطلاعات است به شکلی که معلومات کارکنان را بهبود بخشد.
طور کلی، می توان مدیریت دانش را فرآیند ایجاد، تایید، ارائه، توزیع و کاربرد دانش تعریف نمود. ایجاد دانش به توانایی سازمانها در ارائه ایده ها و راه حل های نوین و مفید اشاره دارد.